Comment utiliser une requête SQL dans Microsoft Excel

Microsoft Excel est l'un des programmes les plus utilisés pour la gestion de données et l'analyse. Cependant, il peut parfois être difficile d'obtenir les résultats souhaités en utilisant uniquement les fonctions standard du programme.

Une solution à ce problème est l'utilisation d'une requête SQL dans Excel. Une requête SQL permet d'extraire des données d'une base de données et de les manipuler pour obtenir des informations spécifiques.

Dans ce guide, nous expliquerons comment utiliser une requête SQL dans Microsoft Excel pour extraire des données d'une base de données externe et les analyser dans le programme.

Qu'est-ce qu'une requête SQL ?

SQL (Structured Query Language) est un langage de programmation utilisé pour gérer les bases de données. Avec une requête SQL, vous pouvez sélectionner, insérer, mettre à jour ou supprimer des données dans une base de données.

Les requêtes SQL sont composées de commandes qui sont envoyées à la base de données pour effectuer des opérations spécifiques sur les données. Ces commandes comprennent SELECT (pour sélectionner des données), INSERT (pour insérer de nouvelles données), UPDATE (pour mettre à jour des données existantes) et DELETE (pour supprimer des données).

Comment utiliser une requête SQL dans Microsoft Excel

Pour utiliser une requête SQL dans Microsoft Excel, vous devez avoir accès aux données de la base de données externe. Cela signifie que la base de données doit être accessible via un serveur ODBC (Open Database Connectivity).

• Étape 1 : Ouvrez Microsoft Excel et sélectionnez l'onglet "Données".
• Étape 2 : Sélectionnez "De sources externes" puis "Du serveur ODBC".
• Étape 3 : Sélectionnez la base de données externe dans le menu déroulant et cliquez sur "Se connecter".
• Étape 4 : Entrez les informations d'identification de la base de données (si nécessaire) et sélectionnez la table ou les tables souhaitées.
• Étape 5 : Cliquez sur "OK" pour importer les données dans la feuille de calcul Excel.
• Étape 6 : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer les résultats de la requête SQL.
• Étape 7 : Sélectionnez l'onglet "Données" et cliquez sur "De sources externes".
• Étape 8 : Sélectionnez "Du serveur ODBC" et choisissez la base de données externe dans la liste.
• Étape 9 : Entrez la requête SQL dans la fenêtre de dialogue et cliquez sur "OK".

A ce stade, les résultats de la requête SQL seront affichés dans la cellule sélectionnée. Vous pouvez utiliser les fonctions standard d'Excel pour manipuler les données selon vos besoins.

Exemple d'utilisation d'une requête SQL dans Microsoft Excel

Supposons que nous avons une base de données contenant des informations sur les employés d'une entreprise, y compris leur nom, prénom, date d'embauche et salaire. Nous voulons créer une requête SQL pour sélectionner tous les employés embauchés après une certaine date et afficher uniquement leur nom et prénom.

La requête SQL serait la suivante :

Après avoir exécuté cette requête dans Excel, seuls les noms et prénoms des employés embauchés après le 1er janvier 2020 seront affichés.

Création d'une nouvelle requête SQL

Pour créer une nouvelle requête SQL dans Microsoft Excel, suivez ces étapes :

• Étape 1 : Cliquez sur l'onglet "Données" dans la barre d'outils multifonctions.
• Étape 2 : Sélectionnez "À partir d'autres sources" dans le groupe "Récupération de données externes".
• Étape 3 : Choisissez "À partir d'une source de données ODBC" dans le menu déroulant.
• Étape 4 : Dans la boîte de dialogue "Sélectionner une source de données", sélectionnez la source de données ODBC que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "OK".
• Étape 5 : Dans la boîte de dialogue "Importer des données", sélectionnez l'option "Utiliser une requête SQL" et cliquez sur "OK".

À ce stade, la boîte de dialogue "Insérer une commande SQL" s'affiche. Vous pouvez ici taper ou copier la requête SQL à partir d'une autre source.

Voici quelques exemples de requêtes SQL qui peuvent être utilisées dans Microsoft Excel :

• Exemple 1 : SELECT * FROM nom_table WHERE colonne = valeur;
• Exemple 2 : SELECT colonne1, colonne2 FROM nom_table WHERE colonne3 = valeur;
• Exemple 3 : SELECT AVG(colonne) FROM nom_table WHERE colonne2 = valeur;

Après avoir tapé ou collé la requête SQL, cliquez sur "OK" pour revenir à la boîte de dialogue "Importer des données".

Dans la boîte de dialogue "Importer des données", sélectionnez l'option "Tableau" et spécifiez où vous souhaitez insérer les données dans la feuille de calcul. Cliquez sur "OK" pour importer les données à partir de la requête SQL.

Utilisation de la syntaxe SQL pour filtrer les données

La syntaxe SQL (Structured Query Language) est un langage utilisé pour gérer et manipuler des données dans une base de données. Dans Microsoft Excel, la syntaxe SQL peut être utilisée pour filtrer les données à l'intérieur d'une table.

Syntaxe de base

La syntaxe SQL pour filtrer les données dans Excel nécessite l'utilisation de la fonction "QUERY". La structure de base de la fonction est la suivante :

Où "référence_table" est la plage de cellules contenant les données à filtrer et "requête_sql" est la requête SQL qui définit les conditions du filtre.

Exemple pratique

Supposons que nous avons une table contenant des informations sur les employés de l'entreprise, notamment leur nom, prénom, âge et salaire. Nous voulons filtrer uniquement les employés ayant un salaire supérieur à 2000 euros par mois.

• Nous sélectionnons une cellule vide et nous tapons "=QUERY(A1:E10,"SELECT * WHERE E > 2000")"
• Nous appuyons sur ENTRÉE et nous ne verrons que les lignes correspondant aux employés ayant un salaire supérieur à 2000 euros par mois.

Dans cet exemple, nous avons utilisé la requête SQL "SELECT * WHERE E > 2000". Le mot-clé "SELECT" indique que nous voulons sélectionner toutes les colonnes de la table, tandis que "WHERE" indique la condition du filtre. Dans ce cas, nous ne sélectionnons que les lignes où la valeur dans la colonne E (le salaire) est supérieure à 2000 euros.

La syntaxe SQL peut être utilisée pour créer des filtres plus complexes et personnalisés en fonction des besoins de l'utilisateur. Il est important d'avoir une bonne connaissance de la syntaxe SQL pour exploiter pleinement cette fonctionnalité dans Excel.

Exemples pratiques d'utilisation d'une requête SQL dans Microsoft Excel

Pour mieux comprendre comment utiliser une requête SQL dans Microsoft Excel, examinons quelques exemples pratiques.

Exemple 1: Sélection des données d'une table

Supposons que nous ayons une table appelée "Ventes" avec les colonnes suivantes: "Date", "Produit", "Quantité" et "Prix". Nous voulons sélectionner uniquement les enregistrements relatifs au produit "T-shirt" et les afficher dans la même feuille de calcul.

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer les données sélectionnées.
2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans la barre d'outils.
3. Cliquez sur "De sources externes" puis sur "De Microsoft Query".
4. Sélectionnez la base de données contenant la table "Ventes" et cliquez sur OK.
5. Dans Microsoft Query, sélectionnez la table "Ventes" et cliquez sur le bouton "Ajouter".
6. Dans la boîte de dialogue "Critères", sélectionnez la colonne "Produit", choisissez l'opérateur "=" et tapez la valeur "T-shirt". Cliquez sur OK pour confirmer votre choix.
7. Revenez à la boîte de dialogue principale et cliquez sur OK pour exécuter la requête. Les résultats seront affichés dans la cellule sélectionnée dans Excel.

Exemple 2: Mise à jour des données dans une table

Supposons que nous voulions mettre à jour les prix des produits dans la table "Ventes". Nous voulons augmenter le prix du produit "T-shirt" de 10%.

1. Cliquez sur l'onglet "Données" dans la barre d'outils.
2. Cliquez sur "De sources externes" puis sur "De Microsoft Query".
3. Sélectionnez la base de données contenant la table "Ventes" et cliquez sur OK.
4. Dans Microsoft Query, sélectionnez la table "Ventes" et cliquez sur le bouton "Ajouter".
5. Dans la boîte de dialogue "Critères", sélectionnez la colonne "Produit", choisissez l'opérateur "=" et tapez la valeur "T-shirt". Cliquez sur OK pour confirmer votre choix.
6. Cliquez sur le bouton "Modifier" pour ouvrir la boîte de dialogue de modification de requête.
7. Dans le champ "Prix", tapez "= [Prix] * 1.1" pour augmenter le prix de 10%. Cliquez sur OK pour confirmer la modification.
8. Revenez à la boîte de dialogue principale et cliquez sur OK pour exécuter la requête. Les prix des produits seront mis à jour dans la table Excel.

Exemple 3: Jointure de deux tables

Supposons que nous ayons deux tables: "Ventes" et "Produits". La table "Ventes" contient les colonnes "Date", "Produit", "Quantité" et "Prix", tandis que la table "Produits" contient les colonnes "Produit" et "Catégorie". Nous voulons fusionner ces deux tables en une seule, afin d'afficher également la catégorie des produits vendus.

1. Cliquez sur l'onglet "Données" dans la barre d'outils.
2. Cliquez sur "De sources externes" puis sur "De Microsoft Query".
3. Sélectionnez la base de données contenant les deux tables et cliquez sur OK.