Comment programmer l'envoi d'un e-mail Outlook

L'envoi de courrier électronique avec Outlook est l'une des activités les plus courantes pour ceux qui travaillent au bureau ou utilisent un ordinateur pour communiquer. Cependant, il peut arriver que vous deviez envoyer le même message à plusieurs personnes à différents moments, ou que vous souhaitiez programmer l'envoi du courrier électronique à un moment précis.

Dans cet article, nous verrons comment programmer l'envoi d'un courrier électronique avec Outlook, qu'il s'agisse d'un message unique ou d'une série de messages à envoyer automatiquement.

Comment fonctionne la programmation de l'envoi de courrier électronique

La programmation de l'envoi de courrier électronique consiste à définir une date et une heure à laquelle le message sera envoyé automatiquement par le programme. De cette façon, il ne sera pas nécessaire de se souvenir d'envoyer le courrier électronique au bon moment ou de risquer d'oublier quelqu'un dans la liste des destinataires.

Pour programmer l'envoi d'un courrier électronique avec Outlook, vous pouvez utiliser la fonction "Règles" du programme, qui permet d'automatiser certaines opérations et de gérer les e-mails plus efficacement.

• Étape 1 : Ouvrez Outlook et cliquez sur l'onglet "Fichier".
• Étape 2 : Sélectionnez "Gérer les règles et les alertes", puis "Nouvelle règle".
• Étape 3 : Choisissez "Appliquer la règle aux messages que je reçois" et cliquez sur "Suivant".
• Étape 4 : Sélectionnez les conditions que vous souhaitez appliquer à la règle et cliquez sur "Suivant".
• Étape 5 : Choisissez l'action à effectuer (par exemple, "Transférer le message à") et configurez-la comme vous le souhaitez.
• Étape 6 : Définissez la date et l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer le message et cliquez sur "Terminer".

Ainsi, le courrier électronique sera automatiquement envoyé au moment spécifié, sans avoir besoin de se souvenir de le faire manuellement. Cette fonction peut être particulièrement utile pour programmer l'envoi de messages importants ou pour organiser sa boîte de réception plus efficacement.

Étape 1 : Configurer votre compte de messagerie électronique sur Outlook

Avant de commencer à programmer l'envoi des e-mails, vous devez configurer votre compte de messagerie électronique sur Outlook. Suivez ces étapes :

Étape 1.1 : Ouvrez Outlook

Ouvrez le programme Microsoft Outlook sur votre ordinateur.

Étape 1.2 : Ajoutez un compte

Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans la barre de menus en haut à gauche de la fenêtre Outlook. Sélectionnez "Ajouter un compte" dans la liste des options disponibles.

Étape 1.3 : Entrez les informations de votre compte

Entrez votre nom complet, votre adresse e-mail et le mot de passe associé à votre compte de messagerie électronique. Cliquez sur "Suivant".

Étape 1.4 : Configurez le serveur de messagerie sortant (SMTP)

Entrez les informations relatives au serveur de messagerie sortant (SMTP) de votre fournisseur de services de messagerie électronique. Ces informations peuvent être trouvées sur le site Web du fournisseur ou demandées au support technique. Cliquez sur "Suivant".

Étape 1.5 : Vérifiez les paramètres du compte

Outlook vérifiera automatiquement les paramètres du compte, en s'assurant que tout est correctement configuré. Si des problèmes surviennent, vous serez averti et devrez corriger les paramètres.

Étape 1.6: Terminé

Félicitations! Vous avez correctement configuré votre compte de messagerie sur Outlook. Vous êtes maintenant prêt à programmer l'envoi de vos e-mails.

• N'oubliez pas que ces étapes peuvent varier légèrement en fonction de la version d'Outlook que vous utilisez.
• Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration de votre compte, contactez le support technique de votre fournisseur de services de messagerie pour obtenir de l'aide.

Étape 2: Créer un nouveau message électronique

Après avoir ouvert Outlook, sélectionnez "Nouveau message" dans la barre d'outils en haut. Une nouvelle fenêtre de composition s'ouvrira.

Dans la section "A", entrez l'adresse email du destinataire. Si vous souhaitez envoyer le message à plusieurs personnes, vous pouvez ajouter les adresses email dans la section "Cc" ou "Cci".

Dans la section "Objet", saisissez un bref résumé du contenu du courrier électronique. L'objet doit être clair et concis pour éviter que le courrier ne soit considéré comme du spam.

Dans la section principale du message, saisissez le texte du courrier électronique. Vous pouvez formater le texte en utilisant les différents outils présents dans la barre d'outils au-dessus de la fenêtre de composition.

• Pour mettre en évidence des parties du texte, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton "Gras" ou "Italique".
• Pour créer des listes à puces ou numérotées, sélectionnez le texte et cliquez sur le bouton "Liste à puces" ou "Numérotation".
• Pour insérer une image ou une pièce jointe, cliquez sur l'onglet "Insérer" et choisissez l'option correspondante.

Une fois la composition du courrier électronique terminée, vous pouvez enregistrer le brouillon comme fichier de travail en attendant de le terminer ultérieurement ou l'envoyer immédiatement en cliquant sur le bouton "Envoyer".

Vous pouvez programmer l'envoi du courrier électronique à un moment ultérieur en sélectionnant l'onglet "Options" et en choisissant "Planifier la remise". De cette façon, le message sera envoyé automatiquement à la date et à l'heure spécifiées.

Étape 3: Programmer l'envoi du message électronique

Maintenant que vous avez rédigé votre message et sélectionné les destinataires, il est temps de programmer l'envoi de votre e-mail.

1. Sélectionnez l'onglet "Options" dans la fenêtre de composition du message.

2. Dans la section "Plus d'options", sélectionnez "Planifier l'envoi".

3. Choisissez la date et l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer le message.

Vous pouvez choisir une date et une heure spécifiques, ou sélectionner l'une des options prédéfinies telles que "Demain matin" ou "La semaine prochaine".

4. Cliquez sur "OK".

Votre message sera désormais programmé pour être envoyé à la date et à l'heure spécifiées.

Notes:

• Si nécessaire, vous pouvez modifier ou annuler la programmation de l'envoi avant qu'il ne soit effectué.
• Assurez-vous d'avoir un compte Outlook actif et connecté à Internet au moment de la programmation de l'envoi.

Conclusions

Dans cet article, nous avons vu comment programmer l'envoi d'e-mails dans Outlook en utilisant la fonction "Règles et alertes". Cette option est très utile pour ceux qui ont besoin d'envoyer des messages à des heures spécifiques ou lorsqu'ils ne sont pas disponibles.

Il est important de se rappeler que les règles doivent être correctement configurées pour éviter les erreurs lors de l'envoi des e-mails. De plus, il est conseillé de faire attention aux paramètres de fuseau horaire pour s'assurer que le message est envoyé au bon moment.

Enfin, cette fonction peut également être utilisée pour envoyer automatiquement des réponses aux messages reçus ou pour déplacer les messages dans des dossiers spécifiques.

• N'oubliez pas de configurer correctement les règles pour éviter les erreurs;
• Vérifiez toujours les paramètres du fuseau horaire;
• Utilisez la fonction également pour d'autres besoins tels que l'envoi de réponses automatiques ou le déplacement des messages dans des dossiers spécifiques.

Avec ces précautions, vous pouvez tirer le meilleur parti de la fonction "Règles et alertes" d'Outlook et simplifier votre gestion des e-mails.

Exemple pratique :

Imaginez que vous devez envoyer un e-mail professionnel à un collègue qui se trouve dans un fuseau horaire différent. Grâce à la fonction "Règles et alertes" d'Outlook, vous pouvez programmer l'envoi de l'e-mail pour quand votre collègue sera disponible pour le lire.

De plus, si vous savez déjà que votre collègue ne pourra pas répondre immédiatement à votre e-mail, vous pouvez configurer la règle pour recevoir automatiquement une réponse de confirmation de lecture du message.

Bref, utiliser les règles d'Outlook peut considérablement simplifier la gestion des e-mails et la rendre plus efficace.