Comment commencer un courriel formel en anglais
Écrire un e-mail formel en anglais peut sembler difficile, mais en suivant quelques règles de base et en utilisant le ton approprié, il est possible de créer un message professionnel et efficace.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes nécessaires pour écrire un e-mail formel en anglais. Nous vous fournirons également quelques exemples de phrases et de salutations que vous pouvez utiliser pour rendre votre communication plus fluide et professionnelle.
Avant de commencer à écrire votre e-mail, il est important de comprendre l'importance de la forme et du ton. Un e-mail formel doit être écrit avec soin, en respectant les règles grammaticales et en évitant les erreurs orthographiques. De plus, vous devriez utiliser un langage clair et direct, en évitant les expressions familières ou informelles.
Enfin, rappelez-vous qu'un e-mail formel est souvent le premier contact que vous aurez avec un client potentiel ou un employeur. Assurez-vous donc de faire une bonne impression dès le début!
Choisir le destinataire
Avant de commencer à écrire votre e-mail formel en anglais, il est important de choisir le destinataire correct. Le choix du destinataire dépend du type de communication que vous devez faire et de la position hiérarchique de la personne avec qui vous communiquez.
Destinataire inconnu
Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser une formule générique telle que "Dear Sir/Madam" ou "To Whom It May Concern". Cependant, essayez toujours de faire un peu de recherche pour découvrir le nom de la personne à qui vous vous adressez, cela démontre de l'intérêt et de l'attention aux détails.
Destinataire connu
Si vous connaissez le nom du destinataire, utilisez toujours son nom de famille précédé de "Mr.", "Ms." ou "Mrs.". Si vous connaissez également le titre professionnel de la personne, utilisez-le avec son nom de famille. Par exemple:
- Dear Mr. Smith
- Dear Dr. Johnson
- Dear Professor Brown
En cas de doute sur le titre professionnel, il est préférable d'utiliser uniquement le nom de famille.
Destinataire hiérarchiquement supérieur
Si vous écrivez à une personne hiérarchiquement supérieure à vous (comme votre patron ou un client important), il est important d'utiliser un ton respectueux et formel dans votre e-mail. Utilisez le titre professionnel correct et, si possible, incluez également son nom complet. Par exemple:
- Dear Mr. Johnson
- Dear Dr. Brown
- Dear Professor Smith
De plus, essayez d'utiliser un langage clair et précis dans votre e-mail et d'éviter les phrases trop informelles ou familières.
Destinataire hiérarchiquement inférieur
Si vous écrivez à une personne hiérarchiquement inférieure à vous (comme un employé ou un stagiaire), vous pouvez utiliser un ton plus informel dans votre e-mail. Cependant, essayez quand même de maintenir un certain niveau de professionnalisme et de respect dans votre communication. Utilisez le prénom suivi du nom de la personne ou simplement le prénom, selon le degré de familiarité que vous avez avec le destinataire. Par exemple:
- Bonjour John,
- Chère Sarah,
Rappelez-vous toujours que le choix du destinataire est fondamental pour créer une communication efficace et professionnelle par e-mail.
Utiliser une salutation appropriée
La salutation est la première chose que le destinataire verra dans votre e-mail, donc assurez-vous d'en utiliser une appropriée. Si vous écrivez un e-mail formel, vous devriez utiliser "Dear" suivi du nom du destinataire.
Exemple:
Cher Monsieur Smith,
Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser "To whom it may concern" ou "Dear Sir/Madam". Cependant, essayez toujours de faire des recherches pour découvrir le nom du destinataire, car cela montre plus d'attention et de respect envers la personne à qui vous vous adressez.
Exemple:
To whom it may concern,
De plus, si vous avez déjà eu des contacts précédents avec le destinataire, vous pouvez utiliser "Hello" ou "Hi" suivi de leur nom. Cela peut être plus informel mais encore professionnel.
Exemple:
Bonjour John,
Rappelez-vous que la salutation doit être suivie d'une virgule et que votre lettre doit commencer.
- Formel: Cher Monsieur/Madame/Docteur [nom de famille],
- Inconnu: To whom it may concern / Dear Sir/Madam,
- Informel-professionnel: Hello/Hi [nom],
Commencer par une phrase d'ouverture formelle
Lorsque vous écrivez un e-mail formel en anglais, il est important de commencer par une phrase d'ouverture appropriée pour créer une atmosphère professionnelle et respectueuse. La première impression compte beaucoup, donc le choix des bons mots est essentiel.
Formules de salutation courantes
Voici quelques formules de salutation que vous pouvez utiliser:
- Cher Monsieur/Madame/Docteur Nom de famille, - C'est la formule de salutation la plus courante et la plus formelle. Elle est utilisée lorsque vous connaissez le nom du destinataire.
- Cher Monsieur/Madame, - Cette formule est utilisée lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire ou lorsque vous vous adressez à une entreprise ou à une organisation.
- To whom it may concern, - Cette formule est utilisée lorsque vous ne savez pas qui sera le destinataire de l'e-mail.
De plus, si la personne à qui vous vous adressez a un titre académique ou professionnel, assurez-vous de l'utiliser dans votre e-mail. Par exemple:
- Cher Professeur Smith,
- Cher Docteur Johnson,
- Cher Avocat Brown,
Rappelez-vous que, quelle que soit la formule de salutation que vous choisissez, vous devriez toujours suivre avec une virgule.
Voici quelques exemples de comment commencer un e-mail formel:
- Cher Monsieur Johnson,
- Cher Monsieur/Madame,
- To whom it may concern,
En général, le choix de la formule de salutation dépend du degré de formalité de la situation et de la relation avec le destinataire. Lorsque vous écrivez à un client ou à un partenaire commercial, par exemple, il est important d'utiliser une formule de salutation formelle pour montrer respect et professionnalisme.
Conclure un e-mail d'ouverture.
Après avoir écrit la partie introductive de l'e-mail, il est important de conclure de manière appropriée.
La conclusion devrait être courte et simple, mais en même temps professionnelle. Voici quelques exemples:
- Cordialement,
- Je reste à votre disposition pour toute clarification.
- Sincères salutations,
- Bien cordialement,
- Merci pour votre temps.
De plus, si vous avez besoin d'une réponse dans un certain délai, vous pouvez inclure une phrase comme:
- J'attends votre réponse avant vendredi prochain.
- Veuillez me faire savoir dès que possible.
Rappelez-vous que la conclusion doit toujours refléter l'objectif de l'e-mail et le ton utilisé dans la partie introductive.
Conclusions
Démarrer un e-mail formel en anglais peut sembler intimidant, mais en suivant ces étapes simples, vous serez en mesure d'écrire un e-mail efficace et élégant. N'oubliez pas d'utiliser un ton professionnel et courtois, en adaptant le langage à la personne ou à l'entreprise avec laquelle vous communiquez. De plus, il est important de prêter attention à la mise en forme et à l'orthographe pour garantir une présentation impeccable. Avec un peu de pratique, vous pourrez écrire des e-mails formels en anglais sans aucune difficulté.
Michael Anderson - Ingénieur logiciel
Je m'appelle Michael Anderson et je travaille en tant qu'ingénieur informaticien à Midland, au Texas.
Ma passion est de partager mes connaissances dans différents domaines, et mon objectif est de rendre l'éducation accessible à tous. Je pense qu'il est essentiel d'expliquer les concepts complexes de manière simple et intéressante.
Avec GlobalHowTo, je vise à motiver et enrichir les esprits de ceux qui veulent apprendre.
