Cómo utilizar una consulta SQL en Microsoft Excel

Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados para la gestión de datos y análisis. Sin embargo, a veces puede ser difícil obtener los resultados deseados utilizando solo las funciones estándar del programa.

Una solución a este problema es el uso de una consulta SQL en Excel. Una consulta SQL permite extraer datos de una base de datos y manipularlos para obtener información específica.

En esta guía, explicaremos cómo utilizar una consulta SQL en Microsoft Excel para extraer datos de una base de datos externa y analizarlos dentro del programa.

¿Qué es una consulta SQL?

SQL (Structured Query Language) es un lenguaje de programación utilizado para gestionar bases de datos. Con una consulta SQL, es posible seleccionar, insertar, actualizar o eliminar datos dentro de una base de datos.

Las consultas SQL están compuestas por comandos que se envían a la base de datos para ejecutar operaciones específicas sobre los datos. Estos comandos incluyen SELECT (para seleccionar los datos), INSERT (para insertar nuevos datos), UPDATE (para actualizar los datos existentes) y DELETE (para eliminar los datos).

Cómo utilizar una consulta SQL en Microsoft Excel

Para utilizar una consulta SQL en Microsoft Excel, es necesario tener acceso a los datos de la base de datos externa. Esto significa que la base de datos debe ser accesible a través de un servidor ODBC (Open Database Connectivity).

• Paso 1: Abrir Microsoft Excel y seleccionar la pestaña "Datos".
• Paso 2: Seleccionar "Desde otras fuentes" y luego "Desde el servidor ODBC".
• Paso 3: Seleccionar la base de datos externa del menú desplegable y hacer clic en "Conectar".
• Paso 4: Introducir las credenciales de acceso a la base de datos (si se solicitan) y seleccionar la tabla o tablas deseadas.
• Paso 5: Hacer clic en "Aceptar" para importar los datos en la hoja de cálculo de Excel.
• Paso 6: Seleccionar la celda en la que se desea insertar los resultados de la consulta SQL.
• Paso 7: Seleccionar la pestaña "Datos" y hacer clic en "Desde otras fuentes".
• Paso 8: Seleccionar "Desde el servidor ODBC" y elegir la base de datos externa de la lista.
• Paso 9: Introducir la consulta SQL en la ventana de diálogo y hacer clic en "Aceptar".

En este punto, los resultados de la consulta SQL se mostrarán en la celda seleccionada. Es posible utilizar las funciones estándar de Excel para manipular los datos según sea necesario.

Ejemplo de uso de una consulta SQL en Microsoft Excel

Supongamos que tenemos una base de datos que contiene información sobre los empleados de una empresa, incluyendo el nombre, apellido, fecha de contratación y salario. Queremos crear una consulta SQL para seleccionar todos los empleados contratados después de una determinada fecha y mostrar solo sus nombres y apellidos.

La consulta SQL sería la siguiente:

Después de ejecutar esta consulta en Excel, se mostrarán solo los nombres y apellidos de los empleados contratados después del 1 de enero de 2020.

Creación de una nueva consulta SQL

Para crear una nueva consulta SQL en Microsoft Excel, siga estos pasos:

• Paso 1: Haga clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas.
• Paso 2: Seleccione "Desde otras fuentes" en el grupo "Recuperar datos externos".
• Paso 3: Elija "Desde origen de datos ODBC" del menú desplegable.
• Paso 4: En la ventana emergente "Seleccionar origen de datos", seleccione el origen de datos ODBC que desea utilizar y haga clic en "Aceptar".
• Paso 5: En la ventana emergente "Importar datos", seleccione la opción "Usar consulta SQL" y haga clic en "Aceptar".

A continuación, se mostrará la ventana emergente "Insertar comando SQL". Aquí puede escribir la consulta SQL o copiarla desde otra fuente.

Aquí hay algunos ejemplos de consultas SQL que se pueden usar en Microsoft Excel:

• Ejemplo 1: SELECT * FROM nombre_tabla WHERE columna = valor;
• Ejemplo 2: SELECT columna1, columna2 FROM nombre_tabla WHERE columna3 = valor;
• Ejemplo 3: SELECT AVG(columna) FROM nombre_tabla WHERE columna2 = valor;

Después de escribir o pegar la consulta SQL, haga clic en "Aceptar" para volver a la ventana emergente "Importar datos".

En la ventana emergente "Importar datos", seleccione la opción "Tabla" y especifique dónde desea insertar los datos en el libro de trabajo. Haga clic en "Aceptar" para importar los datos de la consulta SQL.

Uso de la sintaxis SQL para filtrar datos

La sintaxis SQL (Structured Query Language) es un lenguaje utilizado para gestionar y manipular datos en una base de datos. En Microsoft Excel, se puede utilizar la sintaxis SQL para filtrar los datos dentro de una tabla.

Sintaxis básica

La sintaxis SQL para filtrar los datos en Excel requiere el uso de la función "QUERY". La estructura básica de la función es la siguiente:

Donde "rango_tabla" es el rango de celdas que contiene los datos a filtrar y "consulta_sql" es la consulta SQL que define las condiciones del filtro.

Ejemplo práctico

Supongamos que tenemos una tabla que contiene información sobre los empleados de una empresa, incluyendo nombre, apellido, edad y salario. Queremos filtrar solo a los empleados con un salario superior a 2000 euros al mes.

• Seleccionamos una celda vacía y escribimos "=QUERY(A1:E10,"SELECT * WHERE E > 2000")"
• Pulsamos ENTER y veremos solo las filas correspondientes a los empleados con un salario superior a 2000 euros al mes.

En este ejemplo, hemos utilizado la consulta SQL "SELECT * WHERE E > 2000". La palabra clave "SELECT" indica que queremos seleccionar todas las columnas de la tabla, mientras que "WHERE" indica la condición del filtro. En este caso, estamos seleccionando solo las filas donde el valor en la columna E (el salario) es mayor de 2000 euros.

La sintaxis SQL se puede utilizar para crear filtros más complejos y personalizados, según las necesidades del usuario. Es importante tener un buen conocimiento de la sintaxis SQL para aprovechar al máximo esta función en Excel.

Ejemplos prácticos de uso de una consulta SQL en Microsoft Excel

Para entender mejor cómo utilizar una consulta SQL en Microsoft Excel, veamos algunos ejemplos prácticos.

Ejemplo 1: Selección de datos de una tabla

Supongamos que tenemos una tabla llamada "Ventas" con las siguientes columnas: "Fecha", "Producto", "Cantidad" y "Precio". Queremos seleccionar solo los registros relacionados con el producto "Camiseta" y mostrarlos en la misma hoja de trabajo.

1. Seleccionar la celda donde se quiere insertar los datos seleccionados.
2. Hacer clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas.
3. Hacer clic en "Desde otras fuentes" y luego en "Desde Microsoft Query".
4. Elegir la base de datos que contiene la tabla "Ventas" y hacer clic en OK.
5. En Microsoft Query, seleccionar la tabla "Ventas" y hacer clic en el botón "Agregar".
6. En la ventana de diálogo "Criterios", seleccionar la columna "Producto", elegir el operador "=" y escribir el valor "Camiseta". Hacer clic en OK para confirmar la selección.
7. Volver a la ventana de diálogo principal y hacer clic en OK para ejecutar la consulta. Los resultados se mostrarán en la celda seleccionada en Excel.

Ejemplo 2: Actualización de datos en una tabla

Supongamos que queremos actualizar los precios de los productos en la tabla "Ventas". Queremos aumentar el precio del producto "Camiseta" en un 10%.

1. Hacer clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas.
2. Hacer clic en "Desde otras fuentes" y luego en "Desde Microsoft Query".
3. Elegir la base de datos que contiene la tabla "Ventas" y hacer clic en OK.
4. En Microsoft Query, seleccionar la tabla "Ventas" y hacer clic en el botón "Agregar".
5. En la ventana de diálogo "Criterios", seleccionar la columna "Producto", elegir el operador "=" y escribir el valor "Camiseta". Hacer clic en OK para confirmar la selección.
6. Hacer clic en el botón "Modificar" para abrir la ventana de diálogo de modificación de consulta.
7. En el campo "Precio", escribir "= [Precio] * 1.1" para aumentar el precio en un 10%. Hacer clic en OK para confirmar la modificación.
8. Volver a la ventana de diálogo principal y hacer clic en OK para ejecutar la consulta. Los precios de los productos se actualizarán en la tabla en Excel.

Ejemplo 3: Unión de dos tablas

Supongamos que tenemos dos tablas: "Ventas" y "Productos". La tabla "Ventas" contiene las columnas "Fecha", "Producto", "Cantidad" y "Precio", mientras que la tabla "Productos" contiene las columnas "Producto" y "Categoría". Queremos unir estas dos tablas en una sola, para mostrar también la categoría de los productos vendidos.

1. Hacer clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas.
2. Hacer clic en "Desde otras fuentes" y luego en "Desde Microsoft Query".
3. Elegir la base de datos que contiene las dos tablas y hacer clic en OK.