Wie man eine SQL-Abfrage in Microsoft Excel verwendet.

Microsoft Excel ist eines der am häufigsten verwendeten Programme für Datenmanagement und Analyse. Manchmal kann es jedoch schwierig sein, die gewünschten Ergebnisse nur mit den Standardfunktionen des Programms zu erzielen.

Eine Lösung für dieses Problem ist die Verwendung einer SQL-Abfrage in Excel. Eine SQL-Abfrage ermöglicht das Extrahieren von Daten aus einer Datenbank und deren Manipulation zur Gewinnung spezifischer Informationen.

In dieser Anleitung erklären wir, wie Sie eine SQL-Abfrage in Microsoft Excel verwenden können, um Daten aus einer externen Datenbank zu extrahieren und innerhalb des Programms zu analysieren.

Was ist eine SQL-Abfrage?

SQL (Structured Query Language) ist eine Programmiersprache, die zur Verwaltung von Datenbanken verwendet wird. Mit einer SQL-Abfrage können Daten innerhalb einer Datenbank ausgewählt, eingefügt, aktualisiert oder gelöscht werden.

SQL-Abfragen bestehen aus Befehlen, die an die Datenbank gesendet werden, um bestimmte Operationen auf den Daten auszuführen. Diese Befehle umfassen SELECT (zur Auswahl von Daten), INSERT (zum Einfügen neuer Daten), UPDATE (zur Aktualisierung vorhandener Daten) und DELETE (zum Löschen von Daten).

Wie man eine SQL-Abfrage in Microsoft Excel verwendet

Um eine SQL-Abfrage in Microsoft Excel zu verwenden, benötigen Sie Zugriff auf die externen Datenbankdaten. Dies bedeutet, dass die Datenbank über einen ODBC-Server (Open Database Connectivity) zugänglich sein muss.

• Schritt 1: Öffnen Sie Microsoft Excel und wählen Sie die Registerkarte "Daten".
• Schritt 2: Wählen Sie "Aus anderen Quellen" und dann "Vom ODBC-Server".
• Schritt 3: Wählen Sie die externe Datenbank aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf "Verbinden".
• Schritt 4: Geben Sie die Anmeldeinformationen für die Datenbank ein (falls erforderlich) und wählen Sie die gewünschte Tabelle oder Tabellen aus.
• Schritt 5: Klicken Sie auf "OK", um die Daten in das Excel-Arbeitsblatt zu importieren.
• Schritt 6: Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Ergebnisse der SQL-Abfrage einfügen möchten.
• Schritt 7: Wählen Sie die Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Aus anderen Quellen".
• Schritt 8: Wählen Sie "Vom ODBC-Server" und wählen Sie die externe Datenbank aus der Liste aus.
• Schritt 9: Geben Sie die SQL-Abfrage im Dialogfeld ein und klicken Sie auf "OK".

An diesem Punkt werden die Ergebnisse der SQL-Abfrage in der ausgewählten Zelle angezeigt. Sie können die Standardfunktionen von Excel verwenden, um die Daten nach Bedarf zu manipulieren.

Beispiel für die Verwendung einer SQL-Abfrage in Microsoft Excel

Angenommen, wir haben eine Datenbank mit Informationen über Mitarbeiter eines Unternehmens, einschließlich Name, Nachname, Einstellungsdatum und Gehalt. Wir möchten eine SQL-Abfrage erstellen, um alle Mitarbeiter auszuwählen, die nach einem bestimmten Datum eingestellt wurden, und nur ihre Namen und Nachnamen anzuzeigen.

Die SQL-Abfrage würde wie folgt lauten:

Nach Ausführung dieser Abfrage in Excel werden nur die Namen und Nachnamen der Mitarbeiter angezeigt, die nach dem 1. Januar 2020 eingestellt wurden.

Erstellen einer neuen SQL-Abfrage

Um eine neue SQL-Abfrage in Microsoft Excel zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

• Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste.
• Schritt 2: Wählen Sie "Aus anderen Quellen abrufen" in der Gruppe "Externe Daten abrufen".
• Schritt 3: Wählen Sie im Dropdown-Menü "Aus ODBC-Datenquelle" aus.
• Schritt 4: Wählen Sie in dem Dialogfeld "Datenquelle auswählen" die gewünschte ODBC-Datenquelle aus und klicken Sie auf "OK".
• Schritt 5: Wählen Sie in dem Dialogfeld "Daten importieren" die Option "SQL-Abfrage verwenden" und klicken Sie auf "OK".

Dann wird das Dialogfeld "SQL-Befehl einfügen" angezeigt. Hier können Sie die SQL-Abfrage eingeben oder von einer anderen Quelle kopieren.

Hier sind einige Beispiele für SQL-Abfragen, die in Microsoft Excel verwendet werden können:

• Beispiel 1: SELECT * FROM tablename WHERE column = value;
• Beispiel 2: SELECT column1, column2 FROM tablename WHERE column3 = value;
• Beispiel 3: SELECT AVG(column) FROM tablename WHERE column2 = value;

Nachdem Sie die SQL-Abfrage eingegeben oder eingefügt haben, klicken Sie auf "OK", um zum Dialogfeld "Daten importieren" zurückzukehren.

In dem Dialogfeld "Daten importieren" wählen Sie die Option "Tabelle" und geben an, wo die Daten in der Arbeitsmappe eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf "OK", um die Daten aus der SQL-Abfrage zu importieren.

Verwendung von SQL-Syntax zum Filtern von Daten

Die Structured Query Language (SQL)-Syntax ist eine Sprache, die zur Verwaltung und Manipulation von Daten in einer Datenbank verwendet wird. In Microsoft Excel kann die SQL-Syntax verwendet werden, um Daten innerhalb einer Tabelle zu filtern.

Grundlegende Syntax

Die SQL-Syntax zum Filtern von Daten in Excel erfordert die Verwendung der "QUERY"-Funktion. Die grundlegende Struktur der Funktion lautet wie folgt:

Wo "table_reference" der Zellbereich ist, der die zu filternden Daten enthält, und "sql_query" die SQL-Abfrage ist, die die Filterbedingungen definiert.

Praktisches Beispiel

Angenommen, wir haben eine Tabelle mit Informationen über Mitarbeiter des Unternehmens, einschließlich Name, Nachname, Alter und Gehalt. Wir möchten nur die Mitarbeiter filtern, die ein Gehalt von mehr als 2000 Euro pro Monat haben.

• Wir wählen eine leere Zelle aus und geben "=QUERY(A1:E10,"SELECT * WHERE E > 2000")" ein
• Wir drücken ENTER und sehen nur die Zeilen mit Mitarbeitern, die ein Gehalt von mehr als 2000 Euro pro Monat haben.

In diesem Beispiel haben wir die SQL-Abfrage "SELECT * WHERE E > 2000" verwendet. Das Schlüsselwort "SELECT" gibt an, dass wir alle Spalten der Tabelle auswählen möchten, während "WHERE" die Filterbedingung angibt. In diesem Fall wählen wir nur die Zeilen aus, in denen der Wert in Spalte E (Gehalt) größer als 2000 Euro ist.

Die SQL-Syntax kann verwendet werden, um komplexere und benutzerdefinierte Filter zu erstellen, je nach den Anforderungen des Benutzers. Es ist wichtig, eine gute Kenntnis der SQL-Syntax zu haben, um diese Funktion in Excel vollständig nutzen zu können.

Praktische Beispiele für die Verwendung einer SQL-Abfrage in Microsoft Excel

Um besser zu verstehen, wie man eine SQL-Abfrage in Microsoft Excel verwendet, sehen wir uns einige praktische Beispiele an.

Beispiel 1: Auswahl von Daten aus einer Tabelle

Angenommen, wir haben eine Tabelle namens "Verkäufe" mit folgenden Spalten: "Datum", "Produkt", "Menge" und "Preis". Wir möchten nur die Datensätze auswählen, die sich auf das Produkt "T-Shirt" beziehen, und sie im selben Arbeitsblatt anzeigen.

1. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die ausgewählten Daten einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste.
3. Klicken Sie auf "Aus anderen Quellen" und dann auf "Aus Microsoft Query".
4. Wählen Sie die Datenbank aus, die die Tabelle "Verkäufe" enthält, und klicken Sie auf OK.
5. In Microsoft Query wählen Sie die Tabelle "Verkäufe" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
6. In dem Dialogfeld "Kriterien" wählen Sie die Spalte "Produkt", wählen Sie den Operator "=" und geben Sie den Wert "T-Shirt" ein. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu bestätigen.
7. Gehen Sie zurück zum Hauptdialogfeld und klicken Sie auf OK, um die Abfrage auszuführen. Die Ergebnisse werden in der in Excel ausgewählten Zelle angezeigt.

Beispiel 2: Aktualisierung von Daten in einer Tabelle

Angenommen, wir möchten die Preise der Produkte in der Tabelle "Verkäufe" aktualisieren. Wir möchten den Preis des Produkts "T-Shirt" um 10% erhöhen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste.
2. Klicken Sie auf "Aus anderen Quellen" und dann auf "Aus Microsoft Query".
3. Wählen Sie die Datenbank aus, die die Tabelle "Verkäufe" enthält, und klicken Sie auf OK.
4. In Microsoft Query wählen Sie die Tabelle "Verkäufe" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
5. In dem Dialogfeld "Kriterien" wählen Sie die Spalte "Produkt", wählen Sie den Operator "=" und geben Sie den Wert "T-Shirt" ein. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu bestätigen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ändern", um das Abfragebearbeitungsfenster zu öffnen.
7. Geben Sie im Feld "Preis" "= [Preis] * 1,1" ein, um den Preis um 10% zu erhöhen. Klicken Sie auf OK, um die Änderung zu bestätigen.
8. Gehen Sie zurück zum Hauptdialogfeld und klicken Sie auf OK, um die Abfrage auszuführen. Die Preise der Produkte werden in der Tabelle in Excel aktualisiert.

Beispiel 3: Verknüpfung von zwei Tabellen

Angenommen, wir haben zwei Tabellen: "Verkäufe" und "Produkte". Die Tabelle "Verkäufe" enthält die Spalten "Datum", "Produkt", "Menge" und "Preis", während die Tabelle "Produkte" die Spalten "Produkt" und "Kategorie" enthält. Wir möchten diese beiden Tabellen zu einer einzigen zusammenführen, um auch die Kategorie der verkauften Produkte anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste.
2. Klicken Sie auf "Aus anderen Quellen" und dann auf "Aus Microsoft Query".
3. Wählen Sie die Datenbank aus, die beide Tabellen enthält, und klicken Sie auf OK.

Schlussfolgerung

Wie wir gesehen haben, kann die Verwendung einer SQL-Abfrage in Microsoft Excel sehr nützlich sein, um Daten aus verschiedenen Quellen auszuwählen, zu aktualisieren oder zusammenzuführen. Mit diesen einfachen praktischen Beispielen hoffen wir, ein klares und vollständiges Bild von den Möglichkeiten der SQL-Abfrage in Excel vermittelt zu haben.