Wie man Dropdown-Menüs in Excel einfügt

Excel ist ein weit verbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm, das zur Organisation und Analyse von Daten verwendet wird. Eine seiner nützlichsten Funktionen ist die Möglichkeit, Auswahllisten zu erstellen, mit denen voreingestellte Optionen innerhalb einer Zelle schnell ausgewählt werden können.

Auswahllisten sind besonders nützlich, wenn man mit großen Datenmengen arbeitet oder Eingabefehler vermeiden möchte. In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung einer Auswahlliste in Excel.

Was sind Auswahllisten?

Auswahllisten sind vorgegebene Listen von Optionen, die erscheinen, wenn man auf eine bestimmte Zelle in einem Excel-Arbeitsblatt klickt. Diese Optionen können Zahlen, Text oder voreingestellte Werte enthalten.

Zum Beispiel könnte man bei der Erstellung eines Arbeitsblatts zur Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern eine Auswahlliste erstellen, um den Namen des Mitarbeiters oder das Projekt auszuwählen, an dem er arbeitet.

• Warum Auswahllisten in Excel verwenden?

Die Verwendung von Auswahllisten hat mehrere Vorteile:

• Sie reduzieren Eingabefehler;
• Sie erhöhen Geschwindigkeit und Effizienz bei der Dateneingabe;
• Sie verbessern die Organisation und Darstellung von Daten.

Darüber hinaus können Auswahllisten in Kombination mit anderen Excel-Funktionen wie Formeln verwendet werden, um den Prozess der Datenanalyse zu automatisieren.

Erstellen einer Auswahlliste

Um eine Auswahlliste in Excel zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie die Zelle oder Gruppe von Zellen aus, in der Sie die Auswahlliste einfügen möchten.
2. Gehen Sie zum Register "Daten" auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie "Datenüberprüfung".
3. In dem Dialogfeld "Datenüberprüfung" wählen Sie die Option "Liste" im Dropdown-Menü "Zulassen".
4. Geben Sie in das Textfeld neben der Option "Quelle" die Werte ein, die Sie in der Auswahlliste einschließen möchten, indem Sie sie durch Kommas trennen. Zum Beispiel: "Rot, Grün, Blau".
5. Sie können auch einen Zellbereich angeben, der die Werte für die Auswahlliste enthält. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü "Zulassen" die Option "Bereich" und geben Sie den Bereichsverweis in das Textfeld neben der Option "Quelle" ein. Zum Beispiel: "=Blatt1!$A$1:$A$3".
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld "Datenüberprüfung" zu schließen. Nun sehen Sie, dass die ausgewählte Zelle oder Gruppe von Zellen ein Pfeil-Symbol auf der rechten Seite hat.
7. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Auswahlliste zu öffnen, und wählen Sie eine der von Ihnen eingegebenen Optionen aus.

Damit haben Sie erfolgreich eine Auswahlliste in Excel erstellt. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Auswahllisten an anderen Stellen Ihres Arbeitsblatts zu erstellen.

Hinzufügen von Optionen zur Auswahlliste

Nachdem Sie das Dropdown-Menü erstellt haben, können Sie Optionen hinzufügen, die angezeigt werden sollen, wenn auf den Menüpfeil geklickt wird. So geht's:

1. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie das Dropdown-Menü einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste oben.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung" in der Gruppe "Datenwerkzeuge". Ein Dialogfeld wird geöffnet.
4. Wählen Sie im Dialogfeld die Option "Liste" aus dem Dropdown-Menü "Zulassen".
5. Geben Sie im Bereich "Herkunft" die Optionen ein, die im Dropdown-Menü enthalten sein sollen, getrennt durch Kommas. Zum Beispiel: "Option 1, Option 2, Option 3".
6. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen und die Änderungen zu speichern.

Wenn Sie jetzt auf die Zelle mit dem Dropdown-Menü klicken, werden die im Listenfeld angegebenen Optionen angezeigt. Der Leser kann eine Option auswählen und sie in die Zelle einfügen.

Hier ist ein praktisches Beispiel: Angenommen, wir haben eine Arbeitsmappe mit einer Spalte namens "Lieblingsstadt". Wir möchten ein Dropdown-Menü mit drei Optionen erstellen: Rom, Mailand und Neapel. So geht's:

1. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie das Dropdown-Menü einfügen möchten, z. B. die Zelle B2.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste oben.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung" in der Gruppe "Datenwerkzeuge". Ein Dialogfeld wird geöffnet.
4. Wählen Sie im Dialogfeld die Option "Liste" aus dem Dropdown-Menü "Zulassen".
5. Geben Sie im Bereich "Herkunft" die Optionen ein, die im Dropdown-Menü enthalten sein sollen: "Rom, Mailand, Neapel".
6. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen und die Änderungen zu speichern.

Wenn Sie jetzt auf die Zelle B2 klicken, werden die Optionen Rom, Mailand und Neapel im Dropdown-Menü angezeigt. Der Leser kann seine Lieblingsstadt auswählen und sie in die Zelle einfügen.

Verwendung des Dropdown-Menüs

Nachdem Sie Ihr Dropdown-Menü erstellt haben, ist es wichtig zu wissen, wie Sie es richtig verwenden. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie das geht.

Schritt 1: Wählen Sie die richtige Zelle aus

Um das Dropdown-Menü zu verwenden, müssen Sie die Zelle auswählen, in der es angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise ein Dropdown-Menü für Zahlungsoptionen erstellt haben, sollten Sie die Zelle auswählen, in die der Benutzer seine Wahl eingeben muss.

Schritt 2: Öffnen Sie das Dropdown-Menü

Um das Dropdown-Menü zu öffnen, klicken Sie auf die Zelle, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Es erscheint ein kleiner Pfeil nach unten auf der rechten Seite der Zelle. Wenn Sie darauf klicken, wird das Dropdown-Menü mit allen von Ihnen eingegebenen Optionen geöffnet.

Schritt 3: Wählen Sie die gewünschte Option

Nachdem Sie das Dropdown-Menü geöffnet haben, können Sie die gewünschte Option auswählen, indem Sie darauf klicken. Die Auswahl wird automatisch in der ausgewählten Zelle eingefügt und der

Praktisches Beispiel:

Angenommen, wir haben eine Tabellenkalkulation, in der wir ein Dropdown-Menü für die Monate des Jahres erstellen möchten. Folgen Sie diesen Schritten:

• Wählen Sie die Zelle aus, in der das Dropdown-Menü angezeigt werden soll (z. B. A1).
• Klicken Sie auf die Registerkarte "Daten" in der Multifunktionsleiste.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung".
• In dem sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie "Liste" aus dem Dropdown-Menü "Zulassen".
• Geben Sie die Monate des Jahres getrennt durch Kommas in den Bereich "Herkunft" ein. Zum Beispiel: Januar, Februar, März, April, Mai, Juni, Juli, August, September, Oktober, November, Dezember.
• Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
• Nun können Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil in Zelle A1 klicken, um Ihr neues Dropdown-Menü zu öffnen und den gewünschten Monat auszuwählen.

Durch diese Schritte haben Sie erfolgreich ein Dropdown-Menü in Excel erstellt und verwendet. Mit dieser Funktion können Sie das Eingeben von Daten in Ihrer Tabellenkalkulation erheblich vereinfachen und deren Organisation verbessern.

Anpassen des Dropdown-Menüs

Nachdem Sie das Dropdown-Menü in Excel erstellt haben, können Sie es weiter anpassen, um es besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Hier sind einige Tipps:

Ändern des Menütextrahmens

Um den im Menü angezeigten Text zu ändern, wählen Sie die Zelle mit dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf den Pfeil, um das Menü zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten" und geben Sie den neuen Text im Feld "Name" ein. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "OK" klicken.

Hinzufügen einer Beschreibung zum Menütextrahmen

Sie können eine Beschreibung zum Menütextrahmen hinzufügen, um dem Benutzer weitere Informationen oder Anweisungen zu geben. Wählen Sie dazu die Zelle mit dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf den Pfeil, um das Menü zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten" und geben Sie die Beschreibung im Feld "Kommentar" ein. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "OK" klicken. Die Beschreibung wird angezeigt, wenn der Benutzer auf den Menütextrahmen klickt.

Ändern des Stils des Dropdown-Menüs

Excel bietet verschiedene Stiloptionen für das Dropdown-Menü. Um es zu ändern, wählen Sie die Zelle mit dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf den Pfeil, um das Menü zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Steuerelement formatieren" und wählen Sie die gewünschte Option aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können Farbe, Stil und Form des Dropdown-Menüs ändern.

Einschränkung der Benutzerauswahl

Sie können die verfügbaren Optionen für den Benutzer im Dropdown-Menü einschränken. Wenn Sie beispielsweise nur die Optionen "Ja" oder "Nein" zulassen möchten, können Sie eine Liste mit nur diesen beiden Optionen erstellen. Wählen Sie dazu die Zelle mit dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf den Pfeil, um das Menü zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten" und geben Sie die gewünschten Optionen in das Feld "Quelle" ein. Trennen Sie die Optionen mit einem Komma. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "OK" klicken.

• Beispiel: Wenn Sie ein Dropdown-Menü mit nur zwei Optionen ("Ja" und "Nein") erstellen möchten, geben Sie "Ja,Nein" in das Feld "Quelle" ein.

Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie das Dropdown-Menü in Excel anpassen können. Experimentieren Sie mit verschiedenen Optionen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Schlussfolgerungen

Das Einfügen eines Dropdown-Menüs in Excel kann dazu beitragen, die Auswahl von Daten in einer Tabelle zu vereinfachen. Durch Anpassung des Dropdown-Menüs kann es noch effektiver und besser auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Mit den Tipps aus diesem Artikel können Sie ein individuelles und funktionales Dropdown-Menü erstellen.

Denken Sie daran, dass Excel nicht nur für Tabellenkalkulationen verwendet wird. Dank seiner zahlreichen Funktionen kann Excel auch zum Erstellen von Diagrammen, Pivot-Tabellen und vielem mehr verwendet werden.